Arbetsplatsen i molnet - Hur IT blir ett konkurrensmedel

När allt fler företag väljer att lägga mer och mer av sin data och informationstillgångar i moderna, smarta och framförallt molnbaserade tjänster, blir IT samtidigt ett allt viktigare konkurrensmedel.

Ingen tvivlar på att majoriteten av alla företag kommer att ha merparten av sin IT i molnet i framtiden, många är redan där idag. Den kanske viktigaste förklaringen är den stora potentialen till ökad försäljning som digitalisering och den snabba teknikutvecklingen medför. De företag som är duktiga på att anamma nya tekniska lösningar för att skapa eller vidareutveckla affärsmodeller och korta ledtider för "Time to market" vinner snabbt mark gentemot konkurrenterna. Extern digitalisering, d.v.s. hur väl ett företag lyckas implementera smart teknik sin affärsmodell och nyttja digitala kanaler för att kommunicera och leverera värde till sina kunder, har med andra ord i sig blivit ett av de viktigaste konkurrensmedlen.

Men digitaliseringens möjligheter stannar inte vid enbart extern digitalisering. Den interna digitaliseringen har, åtminstone för tjänsteföretag, ofta en större eller minst lika stor potential. Intern digitalisering handlar mer om hur väl ett företag lyckas implementera digitala lösningar- och processer som underlättar det dagliga arbetet, något som ofta möjliggör högre produktivitet och mobilitet. Många bolag har idag svårt att finna rätt kompetens och måste därför, på samma sätt som de konkurrerar om sina kunder, även konkurrera om rätt personal.

Employer branding - att marknadsföra och positionera sig som arbetsgivare är ett allt vanligare verktyg i jakten på rätt kompetens. Att erbjuda en modern, digital och mobil arbetsplats till sina anställda handlar således inte enbart om att öka produktiviteten och möjligheten till att samarbeta o.s.v. Det handlar även om att skapa en digital identitet och en kultur som lever upp till de krav som den efterfrågade kompetensen allt oftare förväntar sig. Framtidens kompetens som idag växer upp i ett samhälle där internet finns tillgängligt varsomhelst 24/7, med datorer och telefoner som går att prata med och där allt fler tjänster går att nyttja "on demand", kommer sannolikt inte att attraheras av arbetsplatser som inte motsvarar denna digitala bekvämlighetsnivå. Toleransen för omoderna IT-lösningar minskar därför obönhörligt över tid.

Denna utveckling drivs till mycket stor del av snabba utvecklingen som sker på konsumentmarknaden där nyttjandet av digitala tjänster blir allt mer omfattande: Vill man se på film så tittar man på Netflix, vill man lyssna på musik så lyssnar man på Spotify, vill man åka taxi tar man en Uber, vill man kommunicera med någon så använder man sociala medier o.s.v. Gemensamt för alla dessa tjänster är att de går att nyttja varsomhelst, närsomhelst. Det ökande nyttjandet av smarta tjänster i det "digitala privatlivet" gör således att det ställs högre krav, både vad gäller funktionalitet och mobilitet i den digitala arbetsplatsen.

Vad är då egentligen en digital arbetsplats? En digital arbetsplats kan bestå av ett axplock av olika tjänster, lösningar och applikationer, själva definitionen blir därför inte helt självklar. Själva kärnan i en digital arbetsplats för många företag som anammat detta koncept består av Office 365 eller t.ex. Google G Suite som båda kan beskrivas som mobila och digitala samarbetsplattformar. Båda dessa tjänster är molntjänster eller så kallade SaaS-tjänster (Software as a Service) vilket innebär att:

  • Man betalar per användare
  • Man betalar enbart för hur många licenser man nyttjar
  • Ingen investering i hårvara eller infrastruktur för drift av tjänsten krävs
  • Man använder alltid den senaste versionen av mjukvaran

Med andra ord så betalar man för att kunna nyttja en tjänst utan att behöva bry sig om den bakomliggande infrastrukturen. Detta innebär för slutanvändaren att:

  • Man kan arbeta varsomhelst
  • Man kan arbeta närsomhelst
  • Man kan arbeta på datorn, paddan eller mobilen
  • Det blir lättare att samarbeta med kollegor

En av de främsta fördelarna man kan uppnå genom att nyttja molntjänster är med andra ord friheten och möjligheten att arbeta var man vill, när man vill. Begreppet "arbete är vad du gör, inte vart du är" börjar idag bli något av en klyscha. Det är dock tydligt att mobilitet är viktigt för många svenskar, enligt studien Svenskarna och internet som genomförs årligen av Internetstiftelsen i Sverige (IIS) använder sig 53% av svenskarna av internet för att arbeta hemifrån i dagsläget.

Att flytta arbetsplatsen till molnet handlar inte enbart om att möjliggöra mobilitet och ökad produktivitet, utan även om att hitta roligare, mer inkluderande och intuitiva sätt att arbeta på. Ett konkret exempel på vinster man uppnår i en molnbaserad arbetsmiljö är möjligheten för flera personer att arbeta i samma dokument samtidigt. Versionshantering blir såldes mycket enklare och mängden av bifogade dokument som ligger i inkorgen på mejlen minskar dramatiskt. Här kan du läsa mer om just detta!

Som privatpersoner är vi oerhört effektiva och nyttjar appar för att effektivt kommunicera och ta del av det som händer i vår omvärld. Genom att "like:a" ger och får vi bekräftelse. Om vi bara lyckas implementera en bråkdel av detta även på vår arbetsplats så finns stora vinster inom räckhåll genom ett betydligt större engagemang hos personalen. Transparensen föder intresse, nyfikenhet och ger den bekräftelse (och det dopamin) som vi alla behöver för att verkligen väcka vår lust till engagemang och involvering i företagets utveckling.

För att man ska lyckas med att uppnå dessa vinster krävs dock ett gediget förändringsarbete som drivs av, eller är tydligt sanktionerat av företagsledningen. Att börja arbeta med en molnbaserad arbetsplats handlar trots allt främst om att ändra sättet man arbetar på, därför blir det viktigt att involvera verksamheten i dessa projekt som ofta ändrar eller utveckla interna processer. Läs mer om hur MissionPoint arbetar med förändringsledning här!

Innebär en digital arbetsplats ökade säkerhetsrisker? I takt med att traditionella IT-lösningar som tvingar medarbetarna att arbeta på det lokala kontorsnätverket för att nå rätt resurser börjar försvinna, då allt mer IT köps som molntjänster, ökar alltså mobiliteten då informationen inte längre lagras på lokala servrar eller klienter. En fråga som många undrar över i sammanhanget är; innebär molntjänster en ökad säkerhetsrisk? Molntjänster är per definition inte mer osäkert än traditionella IT-lösningar, snarare tvärt om. De investeringar som de stora molnleverantörerna gör för att upprätthålla både den fysiska och tekniska säkerheten är betydligt högre än företagens eller outsourcingleverantörernas investeringar. Många av de säkerhetsrisker som finns går att minimera genom att olika tekniska skyddsåtgärder, men även genom att implementera nya arbetssätt. Det kanske största hotet är den mänskliga faktorn, därför måste det grundläggande arbetet med att klassificera informationstillgångar alltid genomföras oavsett om informationen ska lagras i molnet eller "på marken".

Sammanfattningsvis är fördelarna med en digital och molnbaserad arbetsplats många. Högre produktivitet, mobilitet och attraktivitet som arbetsgivare är för de många de största vinsterna. Det gäller dock att det finns en tydlig IT-strategi och målsättning kring vad man vill uppnå. Det räcker alltså inte med att enbart flytta mejlen från er nuvarande IT-leverantör till molnet genom Office 365 och förvänta sig förändring inom verksamheten. Att ta hjälp av expertkompetens för att identifiera och hjälpa er genomföra moderniseringsresan av er kontors IT-miljö är ett viktigt recept för att lyckas. Ett annat råd är att denna förändring måste drivas utifrån ett verksamhetsperspektiv och inte ur ett tekniskt perspektiv, d.v.s. att de tjänster och lösningar som implementeras ska spegla verksamhetens krav. Läs mer om hur vi arbetar med dessa typer av frågor.